Mit der E-Rechnung ins neue Jahr

Vom 1. Januar 2025 an hält die elektronische Rechnung bei Geschäftsvorgängen Einzug. So bereiten sich Unternehmerinnen und Unternehmer auf den Systemwechsel vor.

Eine Rechnung schreiben, ausdrucken, falten, in den frankierten Briefumschlag stecken – jeder Schritt beim Versand einer Rechnung kostet Geld. Weniger offensichtlich ist der Aufwand für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung. „In Summe kommt man pro Vorgang auf mehrere Euro“, sagt Maurizio Purrello. Der Steuerberater aus Hannover begrüßt deshalb die Einführung der sogenannten E-Rechnung zum 1. Januar 2025. „Damit der Übergang reibungslos klappt, sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer schon jetzt darauf vorbereiten“, empfiehlt Purrello. Die wichtigsten Fragen und Antworten:

Was ist eine E-Rechnung?
Anders als bei einer herkömmlichen Rechnung auf Papier oder in Form eines PDFs werden die Inhalte einer E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Die Informationen werden elektronisch übermittelt und empfangen und können anschließend automatisiert weiterverarbeitet werden – bis hin zur Bezahlung. Die gängigsten Formate sind ZUGFeRD 2.0 und XRechnung.

Welche Vorteile bietet sie?
Die E-Rechnung ermöglicht eine effiziente, fehlerfreie, kostengünstige und umweltfreundliche Bearbeitung. Der Aufwand für die Abwicklung ist deutlich geringer – und für Ablage und Archiv muss weniger Platz bereitgehalten werden. Modellrechnungen zeigen, dass eine E-Rechnung im Durchschnitt rund 60 Prozent günstiger ist als eine Papierrechnung. „Wer elektronische Rechnungen versendet, dürfte zudem davon profitieren, dass Forderungen schneller beglichen werden“, prognostiziert Purrello.

Für wen gelten die neuen Regeln?
Die Änderungen betreffen alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen für Lieferungen oder Dienstleistungen. Beide Parteien müssen zudem im Inland ansässig sein. In jedem Fall müssen Unternehmen vom 1. Januar 2025 an in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.  Für den Versand gelten je nach Unternehmensgröße Übergangsfristen (s.u.).

Wie bereitet man sich auf die E-Rechnung vor?
Im ersten Schritt sollten Unternehmen dafür sorgen, dass sie elektronische Rechnungen empfangen können. Nur so ist gewährleistet, dass auch der Vorsteuerabzug klappt. „Hierfür reicht zunächst ein separates E-Mail-Postfach, zum Beispiel mit der Adresse rechnung@…“, sagt Steuerberater Purrello. „Damit alle Rechnungen zeitnah geprüft werden können, ist es wichtig, dieses Postfach täglich zu kontrollieren.“

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Unternehmerinnen und Unternehmer das Thema möglichst bald mit ihrem IT-Experten, den Verantwortlichen in der Buchhaltung und ihrem Steuerberater besprechen. „Gerade große Lieferanten werden vermutlich von Beginn an auf die E-Rechnung wechseln“, sagt der Steuerfachmann. Die gute Nachricht: Die gängigen Buchhaltungsprogramme sind bereits heute in der Lage, elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Auch die Datensicherheit sollte in den Blick genommen werden. Es bietet sich an, Beschäftigte, die mit Rechnungen zu tun haben, zu schulen. Purrello empfiehlt zudem, ein besonderes Augenmerk auf die Archivierung zu legen: „Es muss sichergestellt werden, dass E-Rechnungen mindestens zehn Jahre lang – vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses an – jederzeit ohne größeren Aufwand ausgewertet werden können.“

Welche Übergangsfristen gelten?
Um eine schrittweise Anpassung zu ermöglichen, dürfen Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 noch Rechnungen für Umsätze mit Geschäftskunden aus den Jahren 2025 und 2026 auf Papier oder als PDF ausstellen. Für PDF-Rechnungen ist allerdings die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Jahr 2026 können diese Möglichkeit noch bis Ende 2027 nutzen. Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen von allen Unternehmen einzuhalten.

Rechnungen über Kleinbeträge (bis 250 Euro) können übrigens weiterhin als Rechnungen in Papierform oder als PDF übermittelt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise.

Text: Christian Baulig
Foto: Steuerteam